從ERP項目立項開始，需求就是ERP實施顧問的心頭之痛。隨著對ERP的深入認(rèn)識、項目環(huán)境的變動，企業(yè)內(nèi)外部多種因素都可能使客戶對ERP的需求不斷改變。需求變更對項目成敗有重要影響，既不能一概拒絕客戶的變更要求，也不能一味地遷就客戶，所以實施需求變更之前必須做好控制。那么要如何有效控制ERP需求變更呢？接下來順景軟件就為大家介紹下。

　　一、合同約束

　　需求變更給ERP實施帶來的影響是有目共睹，所以在與用戶簽訂合同時，可以增加一些相關(guān)條款，如限定用戶提出需求變更的時間，規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受，還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時必須執(zhí)行變更管理流程。

　　雖然ERP項目合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項需求，單靠合同是幫不上忙的，但也不能忽視合同的約束力。

　　二、建立需求變更審批流程

　　要明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項、審批流程等。目的有兩個：一是將客戶下達(dá)變更的流程盡可能地規(guī)范化，減少張嘴就來的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的“無效變更”。二是留下書面依據(jù)，為今后可能的成本變更和索賠準(zhǔn)備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”，一律是無效變更不予受理。

　　有效的需求變更流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評估變更的價值、分析變更對項目的影響，以及提交給雙方高層進(jìn)行評價以確定是否執(zhí)行變更。變更請求必須有書面材料，當(dāng)用戶發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更，需要提出書面申請。這樣對所有的變更，雙方的項目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶在遞交書面變更申請時比較慎重，一般都在內(nèi)部經(jīng)過討論后進(jìn)行，這樣減少了因用戶內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

　　三、對于零星變更，集中研究、批量處理

　　每周或每兩周甚至每月召開一次需求變更專題會議，集中研究處理這些零碎變更事項，主動控制好工作節(jié)奏，盡量避免由于處理零碎變更而影響項目運行的總體進(jìn)度。例如向客戶正式提交一份各階段需求變更的完成計劃，注明變更引起的時間、成本、工期的代價和增加的工作量。要求客戶配合需求變更計劃，確定變更時限，控制變更規(guī)模，過時變更不候，離譜的變更不做，保大局棄小變。

　　四、評估各種需求變更的影響

　　客戶的需求是永遠(yuǎn)不會滿足的，可能一天一個樣,為了達(dá)到控制頻繁的需求變更。需要將需求變更后產(chǎn)生的成本進(jìn)行評估與量化，形成分析報告提交雙方領(lǐng)導(dǎo)。否則，一味的妥協(xié)只會讓項目進(jìn)一步惡化，實施顧問需要掌控客戶及公司的進(jìn)度成本，把客戶的每一次需求變更進(jìn)行成本分析。確認(rèn)哪些需要收費變更，哪些可以免費配合客戶。這樣既可以維護客戶關(guān)系，又不致造成公司無謂的損失。

　　五、確認(rèn)客戶是否接受變更的代價

　　要讓客戶認(rèn)識到變更都是有代價的，要和客戶一起判斷需求變更是否依然進(jìn)行。例如，變更是沒有問題的，但是要明確客戶能否接受由此引起的如進(jìn)度延遲、費用增加、效率下降等問題。一般來說，如果客戶認(rèn)為該變更是必須的(不是其上級領(lǐng)導(dǎo)拍腦袋提出的)就會接受這些后果，通過與客戶的協(xié)商，項目組可能會得到回報或者即使沒有回報也不會招致公司和客戶雙方的埋怨。

　　如果客戶認(rèn)為該變更雖然有必要但是可以暫緩，雙方簽署備忘錄后留待以后解決。如果客戶認(rèn)為該變更可有可無，多數(shù)情況下會取消變更。這樣即可防止頻繁變更，也讓客戶認(rèn)識到不是所有的需求都需要變更，更不是所有的需求變更都需要立刻修改。客戶一般對ERP不甚了解，他們認(rèn)為很簡單的事情，但可能解決起來會很復(fù)雜。以經(jīng)驗來看，一般來說用戶的鍍金需求可以延期解決甚至不考慮。用戶的新增需求如果不是影響到核心業(yè)務(wù)的實現(xiàn)，也可以安排在現(xiàn)有功能的完善之后。

　　六、每月變更記錄上報雙方領(lǐng)導(dǎo)

　　實施顧問要將有關(guān)變更措施和記錄隨時抄報雙方最高層留檔備案，可采取簡報、文件、抄報、抄送、會議等多種形式。掌握主動權(quán)，逐步讓不合理的隨意頻繁變更，成為客戶不好意思開口的尷尬事件，盡快形成正常的項目執(zhí)行氛圍和良好的工作習(xí)慣，也為可能受到變更所帶來的責(zé)任問題留下伏筆。

　　以上關(guān)于有效控制ERP需求變更的方法就為大家分享到這里，要特別提醒的是，需要在ERP項目開始就對項目組和客戶進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，讓所有成員都理解變更控制的重要意義。